Podstawowe informacje

ECS   PSP

Podstawowe pojęcia z zakresu czasu służby strażaka

Okres rozliczeniowy

 

W PSP przyjmuje się dwa okresy rozliczeniowe w roku kalendarzowym:

a) 1 stycznia-30 czerwca;

b) 1 lipca-31 grudnia.

Normy czasu służby.

 

       Ustawa o PSP nie zawiera definicji normy czasu służby strażaka. Natomiast dokonując analizy przepisów z tego zakresu należy wskazać, iż ustawodawca wskazał wielkość normy tygodniowej czasu służby. Podstawowa norma czasu służby strażaka została określona w art. 35 ust.1 ustawy o PSP - Czas służby strażaka nie może przekroczyć przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

 

 

Wymiar czasu służby

 

          Wymiar czasu służby jest czasem służby funkcjonariusza zaplanowanym przez pracodawcę celem realizacji zadań PSP. Wymiar ten jest ustalany w granicach norm czasu służby przewidzianej przez ustawę o PSP. Obliczania wymiaru czasu służby dokonujemy według zasad zawartych w §16 ust 8, 9,10 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2005 r. (Dz.U. Nr 266, poz. 2247)    w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej.

 

 

Obliczanie wymiaru czasu służby.

 

Wymiar nominalny czasu służby strażaka w okresie rozliczeniowym.

 

      Na podstawie §16 ust 8 ww. rozporządzenia obowiązujący strażaków wymiar czasu służby, ustalany zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o PSP, w przyjętym okresie rozliczeniowym, oblicza się, mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

 Zgodnie z §16 ust 9 ww. rozporządzenia każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż sobota i niedziela obniża wymiar czasu służby, ustalony zgodnie z ust. 8, o 8 godzin.

 

Wymiar czasu służby konkretnego strażaka w okresie rozliczeniowym.

 

     Wymiar czasu służby strażaka, w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z §16 ust. 8 i 9 ww. rozporządzenia, ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności danego strażaka w służbie obejmującej dni i godziny służby, ustalone zgodnie z harmonogramem określonym w § 12 ust. 1, przypadających do jej pełnienia w czasie tej nieobecności.

 

 

Opracował:

st.bryg. Paweł Woźniak

mł.bryg. Andrzej Marczak

Organizacja czasu pracy - przepisy prawa pracy

 

        Przepisy dotyczące czasu służby strażaka nie zawierają definicji wielu pojęć z przedmiotowego zakresu dlatego też  przedstawiono najistotniejsze kwestie mające źródło w regulacjach i praktyce prawa pracy.

Praca zmianowa

 

      Definicję pracy zmianowej zawiera art. 128 § 2 pkt.1 KP. Przez pracę zmianową, należy rozumieć wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników  po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. W przypadku pracy zmianowej zgodnie z art.15110 KP dopuszczalna jest praca w niedzielę i święta. Wydaje się co nie wynika jednoznacznie z ww. definicji, że najbardziej istotnym elementem decydującym o wprowadzeniu pracy zmianowej są sytuacje, w których pracownik przy okazji zmiany pory wykonywania pracy zmienia innego zmianowego pracownika.

System czasu pracy

 

        System czasu pracy to typ dopuszczalnej przez  przepisy prawa organizacji czasu pracy w przypadku gdy zostaną spełnione określone przez prawo przesłanki. Kodeks Pracy przewiduje: podstawowy system czasu pracy, równoważne systemy czasu pracy, systemy pracy weekendowej oraz system pracy w ruchu ciągłym.

Rozkład czasu pracy

 

      Przez rozkład czasu pracy należy rozumieć określenie dni tygodnia, w których praca może być świadczona, oraz godziny pracy pracowników w poszczególnych dniach a więc godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W przypadku pracy zmianowej określa się godziny pracy dla zmian pracowniczych.

Harmonogram a rozkład czasu pracy

 

         Rozkład czasu pracy to pewien ustalony model organizacji czasu pracy. Natomiast wskazanie dni i godzin pracy konkretnego pracownika w ramach rozkładu czasu pracy  to harmonogram. Harmonogram jest ustalany indywidualnie dla każdego pracownika zgodnie z przepisami dotyczącymi przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, odpoczynku dobowego, wymiaru czasu pracy itp.

 

Opracował:

st.bryg. Paweł Woźniak

mł.bryg. Andrzej Marczak

Organizacja czasu służby

 

Rozkład czasu służby

 

      W PSP wprowadzono  dwa rozkłady czasu służby: zmianowy oraz codzienny.

 

Zmianowy rozkład czasu służby strażaka polega na wykonywaniu zadań służbowych i pełnieniu dyżurów, trwających nie dłużej niż 24 godziny, po których następują co najmniej 24 godziny wolne od służby. Wykonywanie zadań służbowych i pełnienie dyżuru przez strażaka w zmianowym rozkładzie czasu służby w danej jednostce organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej lub Wojskowej Ochrony Przeciwpożarowej, zwanej dalej "jednostką organizacyjną", trwa 24 godziny. W zmianowym rozkładzie czasu służby rozpoczęcie pełnienia służby trwającej 24 godziny ustala się na godzinę 800, a jej zakończenie na godzinę 800 następnego dnia.

 

Codzienny rozkład czasu służby strażaka polega na wykonywaniu zadań służbowych po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku. Rozpoczęcie służby w codziennym rozkładzie czasu służby ustala się na godzinę 815, a jej zakończenie na godzinę 1615. W uzgodnieniu z Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej w komendzie wojewódzkiej i komendach powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej na terenie województwa, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych kierownicy tych jednostek, mogą wprowadzić inne godziny rozpoczęcia i zakończenia służby, jeżeli jest to uzasadnione warunkami lokalnymi lub szczególnym charakterem wykonywanych zadań.

 

Uwaga

W praktyce w komendach wojewódzkich PSP i powiatowych/miejskich PSP rozpoczęcie służby w codziennym rozkładzie czasu służby ustala się na godzinę 730, a jej zakończenie na godzinę 1530.

 

Ważne!

W ramach codziennego rozkładu czasu służby strażak może być wyznaczony do pełnienia, w dowolnym czasie, dyżuru trwającego nie dłużej niż 24 godziny, po którym następują co najmniej 24 godziny wolne od służby.

 

Harmonogram

 

W zmianowym rozkładzie czasu służby strażaka

 

        W praktyce w PSP zmianowy rozkład czasu służby strażaka to sposób rozplanowania służb w konkretnych dniach poszczególnych miesięcy okresu rozliczeniowego dla danej zmiany służbowej np. zmiany I. Najprościej mówiąc to potocznie nazywany przez strażaków kalendarz służb poszczególnych zmian służbowych. Harmonogram to rozkład czasu służby danego strażaka a więc zaplanowanie konkretnych dni i godzin pełnienia służb dla poszczególnych strażaków w okresie rozliczeniowym.

 

 

W codziennym rozkładzie czasu służby strażaka

 

          W przypadku strażaków pełniących służbę w codziennym rozkładzie czasu służby trudno mówić o opracowywaniu harmonogramów służb. Harmonogram czasu służby strażaka w codziennym rozkładzie czasu służby wynika wprost z przepisu prawa tzn. z treści art. 35 ust.6 ustawy o PSP - codzienny rozkład czasu służby strażaka polega na wykonywaniu zadań służbowych po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku.

 

Opracował:

st.bryg. Paweł Woźniak

mł.bryg. Andrzej Marczak

Powadzenie ewidencji czasu służby strażaka.

 

                 Przestrzeganie przepisów o czasie służby jest ściśle związane z obowiązkiem pracodawcy w zakresie ewidencjonowania czasu służby. Ewidencję czasu służby udostępnia się do wglądu strażakowi na jego żądanie.

             Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej w jednostkach organizacyjnych PSP prowadzi się ewidencję czasu służby strażaków, która obejmuje: listy obecności i karty ewidencji czasu służby strażaka.

 

Karty ewidencji czasu służby strażaka.

 

          Podstawą do rozliczenia czasu służby strażaka są karty ewidencji czasu służby, które zakłada się i prowadzi odrębnie dla każdego strażaka. Treść karty ewidencji czasu służby strażaka została określona w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej w §16 ust.2.

 

Karty te obejmują informacje o:

 

  • czasie służby pełnionej według obowiązującego strażaka harmonogramu służby, o którym mowa w § 12 ust. 1,
  • czasie służby pełnionej ponad normę określoną w art. 35 ust. 1 ustawy i otrzymanym za ten czas czasie wolnym lub wypłaconej rekompensacie pieniężnej
  • pełnionych dyżurach domowych,
  • urlopach,
  • zwolnieniach od zajęć służbowych,
  • zwolnieniach lekarskich
  • innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w służbie.

 

 

Lista obecności

 

          Rolą listy obecności jest sposób potwierdzenie obecności i zgłoszenia się na służbę przez strażaka a nie ewidencjonowanie czasu służby – godzin służby, który ma konkretny cel prawny opisany wyżej. Lista obecności jest dowodem na to, że strażak zgłosił się na wyznaczoną służbę natomiast nie wynika z niej ile godzin pełnił służbę. Ponadto zawiera informacje kiedy strażak nie pełnił służby wskazując w szczególności okresy urlopów i inne okresy nieobecności.

 

Opracował:

st.bryg. Paweł Woźniak

mł.bryg. Andrzej Marczak

Pytania zgłaszane w zakresie prowadzenia ewidencji czasu służby strażaka

 

Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu służby strażaka?

 

          Zasadą jest, że ewidencja czasu służby strażaka powinna być przechowywana co najmniej do momentu przedawnienia roszczeń ze stosunku służbowego. Okres przedawnienia wynika z art.92 ust.1 ustawy o PSP i wynosi 3 lata. W związku z powyższym powinno przechowywać się dokumentacje co do zasady przez minimum 3 lata od zakończenia okresu, którego ta dokumentacja dotyczy. Poza tym należy uwzględnić kategorię archiwizacyjną teczki, w której przechowywana jest ewidencja.

 

 

Gdzie znajdują się wzory kart ewidencji czasu służby strażaka ?

 

          Takie wzory kart ewidencji czasu służby strażaka nie zostały przewidziane w przepisie jako załącznik do aktu prawnego ( również w przypadku czasu pracy przepisy nie zawierają wzoru takiego dokumentu). Występuje tu dowolność w tworzeniu kart ewidencji czasu służby strażaka, konieczne jest natomiast aby zawierały wszystkie elementy i informacje przewidziane w przepisie §16 ust.2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej. Wzory kart ewidencji czasu służby strażaka w 2006 r zostały przygotowane przez autorów opracowania „ Zasady prowadzenia ewidencji czasu służby strażaka” i przekazane do służbowego wykorzystania do jednostek organizacyjnych PSP.

 

Gdzie przechowujemy ewidencję czasu służby strażaka?

 

          Zgodnie z Jednolitym Rzeczowym wykazem akt dokumentację dotyczącą ewidencji czasu służby i pracy przechowuje się w teczce o symbolu kwalifikacyjnym 165 i kategorii archiwalnej B-5 czyli o kategorii archiwalnej dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu za zgodą archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego, po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Państwowej Straży Pożarnej.

Jak prowadzi się ewidencję czasu służby dla komendantów i zastępców komendantów PSP?

 

         Przepisy dotyczące czasu służby strażaka nie zawierają uregulowań w tym zakresie.

Nie oznacza to oczywiście, że pracodawca zwolniony jest w ogóle z prowadzenia ewidencji czasu służby takiego strażaka. Przepisy prawa pracy przewidują uregulowania tych kwestii a dotyczące kierowników- pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców, czyli pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Zgodnie z art.149 § 2 KP pracodawca zwolniony jest z ewidencjonowania godzin pracy tj. wprowadzania do ewidencji godzin w jakich pracownik wykonywał pracę w danym dniu. Pracownicy ci nie otrzymują wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Ewidencja prowadzona przez pracodawcę sprowadza się w praktyce do list obecności ponieważ powinna obejmować ustalone dni pracy oraz okresy kiedy kierownik nie pracował, wskazując w szczególności okresy urlopów i inne okresy nieobecności. Również uregulowania dotyczące innych służb mundurowych nie przewidują ewidencjonowania godzin pełnionej służby dla komendantów - brak możliwości rekompensowania ponadnormatywnego czasu służby. Biorąc pod uwagę powyższe prowadzenie ewidencji czasu służby dla komendantów i zastępców komendantów PSP realizowane jest w formie listy obecności.

Jak rozumieć zwolnienia od służby w celach prywatnych?

 

         Prawo pracy przewiduje, że w wyjątkowych okolicznościach w tzw. sytuacjach losowych może wystąpić przypadek konieczności załatwienia sprawy osobistej – prywatnej w godzinach pracy na przykład awaria w domu, wypadek osoby bliskiej, pogrzeb. Są to godziny zwolnienia w celach prywatnych od zajęć służbowych, które nie obniżają wymiaru czasu służby i muszą być odpracowane w okresie rozliczeniowym. Na pisemny wniosek strażaka odpowiedni przełożony może jeśli uzna, że zachodzą wyjątkowe okoliczności udzielić takiego zwolnienia. Oczywiście w sytuacji gdy strażak ma nadpracowane godziny wówczas można mu udzielić odpowiednią liczbę godzin wolnego.

Proszę o wskazanie na jakich zasadach należy rozliczać czas służby strażaka w przypadku nieobecności strażaka na służbie w związku z udziałem w posiedzeniu rady gminy i komisji jako radny.

 

         Stosownie do art. 25 ust. 3 Ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz.U. Nr 16, poz. 95 z późn. zm.) (dalej: Ustawa o samorządzie), pracodawca obowiązany jest zwolnić radnego od pracy zawodowej w celu umożliwienia mu brania udziału w pracach organów gminy. Przepisy ustawy o PSP odnoszą się wprost do pewnych okoliczności, w których przysługuje zwolnienie od zajęć służbowych oraz w których zwolnienie nie przysługuje. Na gruncie Ustawy o PSP oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, nie uregulowano sytuacji, która obejmowałaby zwolnienie od zajęć służbowych radnego. W sprawach dotyczących udzielania zwolnień od zajęć służbowych oraz sposobu usprawiedliwiania nieobecności w służbie w zakresie nieuregulowanym przedmiotową ustawą, art. 72a odsyła do stosowania przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 2982 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. W zakresie wspomnianych powyżej oraz obowiązujących obecnie przepisów wykonawczych, zasadnicze znaczenie ma Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z dnia 15 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.) (dalej: „Rozporządzenie”). Rozdział 1 Rozporządzenia normuje przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, natomiast Rozdział 2 reguluje zwolnienia od pracy. W tym miejscu wypada zwrócić uwagę na rozbieżności terminologiczne wynikające z odesłania do przepisów Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia. Niemniej jednak odpowiednie stosowanie tych przepisów w sprawach dotyczących udzielania zwolnień od zajęć służbowych oznacza, że pojęcia  „zwolnienie pracownika od pracy” oraz „zwolnienie od zajęć służbowych” należy traktować tożsamo.

        W świetle całokształtu brzmienia przytoczonych powyżej przepisów, zwolnienie od pracy zawodowej strażaka wykonującego jednocześnie mandat radnego, w celu umożliwienia mu brania udziału w pracach organów gminy, należy rozpatrywać w kontekście zwolnienia od zajęć służbowych, nie zaś usprawiedliwionej nieobecności. Przepisy Rozdziału 1 Rozporządzenia w żadnym zakresie nie odnoszą przedmiotowych okoliczności do kategorii usprawiedliwionej nieobecności, podobnie jak Ustawa o PSP.    Przyporządkowanie takie znajduje ponadto potwierdzenie w treści Rozdziału 2 § 4 Rozporządzenia, w myśl której pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa. Do takich innych przepisów należy zaliczyć art. 25 ust. 3 Ustawy o samorządzie gminnym.