Edycja

ECS   PSP

Podstawowe zasady dotyczące rozliczania czasu służby

 

1. Wszystkie godziny z poprzedniego okresu rozliczeniowego muszą być uregulowane w okresie rozliczeniowym bezpośrednio następującym po okresie w którym zostały wypracowane:

a.  poprzez wypłatę rekompensaty,

b.  ewentualnie poprzez oddanie czasu wolnego w tym samym wymiarze.

 

2. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego nadgodziny mogą wynikać tylko z przedłużenia czasu służby ponad normę 40 godzin, zgodnie z art. 35 ust. 9 Ustawy o PSP, ze względu na potrzeby służby, wymienione enumeratywnie w §6 rozporządzenia MSWiA w sprawie pełnienia służby przez strażaków PSP.

 

 

§ 6. 1. Przedłużenie czasu służby strażaka ze względu na potrzeby służby, o

których mowa w art. 35 ust. 9 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej „ ustawą", mogą uzasadniać następujące okoliczności:

 

1) konieczność dokończenia rozpoczętych zadań służbowych, jeżeli nie mogą zostać przerwane;

2) utrzymanie liczby strażaków stanowiących obsadę osobową każdej zmiany na poziomie ustalonym przez kierownika jednostki organizacyjnej, jednak nie niższym niż ustalony zgodnie z ust. 3-5;

3) dysponowanie do działań ratowniczych oraz do udziału w ćwiczeniach odwodów operacyjnych;

4) wykonanie zadań służbowych wpływających na funkcjonowanie oraz podniesienie gotowości bojowej jednostek ochrony przeciwpożarowej;

5) wykonanie zadań służbowych o charakterze dydaktycznym dotyczących szkolenia strażaków z jednostek ochrony przeciwpożarowej;

6) delegowanie strażaka do pełnienia służby poza granicami państwa w grupie ratowniczej utworzonej do udziału w działaniach ratowniczych, akcji poszukiwawczo-ratowniczej lub akcji humanitarnej, a także w szkoleniu i ćwiczeniach ratowniczych.

 

3. W sytuacji wypracowania nadgodzin nie mających odzwierciedlenia w §6 rozporządzenia, należy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, w którym zostały wypracowane, udzielić odpowiednią ilość godzin wolnego.

 

4. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego w sytuacji gdy zostaną wypracowane nadgodziny nie należy udzielać odbioru nadgodzin do czasu rozliczenia sprawozdań, tzn. wypłaty rekompensaty, ponieważ dopiero po wypłaceniu rekompensaty można stwierdzić za ile godzin zapłacono rekompensatę a za ile należy udzielić czasu wolnego.

 

5. Rozliczenia nadgodzin strażaka dokonuje komenda w której strażak pełnił służbę w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.

Wstęp

 

Do prawidłowego funkcjonowania aplikacji „Ewidencja czasu służby strażaka” potrzebny jest program Microsoft Excel w wersji 32 bitowej. Zgodnie z zaleceniami Microsoftu, użytkownicy którzy chcą korzystać z zaawansowanych funkcji Excela powinni mieć zainstalowaną wersję 32 bit.

 

Arkusz Ewidencji Czasu Służby obejmuje jeden okres rozliczeniowy określony w §15, ust. 4 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie pełnienia służby przez strażaków Państwowej Straży Pożarnej (Dz.U. Nr 266, poz. 2247 ze zmian.).

 

Edycja

 

Rozpoczęcie pracy z programem

 

Karta EDYCJA służy do wprowadzania danych. Dane można wprowadzać jedynie w arkuszu EDYCJA – rubryki w pozostałych arkuszach są wyliczane i wypełniane przez program.

 

Nawigacja po programie odbywa się za pomocą przycisków umieszczonych w lewym górnym rogu karty EDYCJA.

 

 

 

Aby można było w pełni korzystać z możliwości programu, należy w górnej części okna wybrać system  pełnienia służby, a w przypadku systemu zmianowego również której zmiany ewidencja dotyczy. W polu znajdującym się po prawej stronie przycisku   należy wpisać minimum operacyjne obowiązujące na danej zmianie.

Następnie wprowadzamy dane osób których ewidencja dotyczy:

- komórka organizacyjna dla której tworzona jest ewidencja czasu służby (w lewym górnym rogu lub z prawej strony arkusza EDYCJA – w przypadku gdy istnieje potrzeba przypisania strażakom różnych komórek organizacyjnych dane te należy wprowadzić na końcu z prawej strony arkusza),

- nazwisko i imię

- stanowisko

- ewentualne nadgodziny które nie zostały rozliczone w poprzednim okresie rozliczeniowym

- dla strażaków systemu zmianowego również funkcję jaką pełnią na zmianie – w ostatniej komórce z prawej strony arkusza.

Jeżeli korzystaliśmy z arkusza Ewidencji czasu służby w poprzednim okresie rozliczeniowym i skład osobowy nie uległ zmianie możemy skorzystać z przycisku   który po wybraniu odpowiedniego arkusza automatycznie przekopiuje dane takie jak nazwisko i imię oraz stanowisko.

System zmianowy – po wypełnieniu komórki „Zmiana” zostają wyróżnione na czerwono dni służby według grafiku służb dla danej zmiany. W górnej części arkusza pokazywana jest przewidywana ilość strażaków na danej służbie. Jeżeli w komórce „F1” wpiszemy minimalny wymagany na służbie stan osobowy zmiany, wówczas w przypadku zaplanowania mniejszej ilości obecnych na służbie dany dzień zostanie zaznaczony na czerwono.

Ilość strażaków na zmianie służbowej możemy liczyć w zależności o wybranej opcji: według harmonogramu lub według stanu faktycznego.

Jeżeli w komórce „D4” wprowadzimy nazwę komórki organizacyjnej, zostanie ona przypisana domyślnie wszystkim strażakom, natomiast w przypadku gdy istnieje potrzeba przypisania każdej osobie indywidualnie innej komórki organizacyjnej, należy ją wpisać osobno każdemu strażakowi w kolumnie „GK”.- z prawej strony arkusza. Należy zwrócić uwagę, że wpis w kolumnie „GK” traktowany jest priorytetowo, natomiast w przypadku osób dla których w kolumnie „GK” nie została wprowadzona żadna wartość system przypisze im domyślnie wartość z komórki „D4”.

Tworzenie harmonogramu służby.       zobacz więcej

 

Zgodnie z § 12 Rozporządzenia kierownik jednostki organizacyjnej ustala harmonogram służby w jednostce, obejmujący przyjęty okres rozliczeniowy, w którym, w sposób równomierny, określa się dni i godziny służby poszczególnych strażaków, zgodnie z normą czasu służby określoną w art. 35 ust. 1 ustawy, oraz dni i godziny wolne od służby. Liczba kolejnych godzin wolnych od służby określonych w harmonogramie nie może być większa niż 120. Ustalony harmonogram podaje się do wiadomości strażaków, nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego.

        Przy planowaniu harmonogramu uwzględniamy głównie godziny nominalne przewidziane dla strażaków w danym okresie rozliczeniowym, oraz minimum operacyjne obowiązujące na danej zmianie służbowej.

             Z lewej strony arkusza obok pola Nazwisko i imię wskazywana jest aktualna liczba godzin, którą należy danemu strażakowi jeszcze zaplanować. Jeżeli pole ma kolor zielony to zaplanowano strażakowi zbyt małą liczbę godzin służby, natomiast jeżeli pole ma kolor czerwony to ilość zaplanowanych godzin służby jest zbyt duża. W przypadku zaplanowania prawidłowej ilości godzin pole ma kolor biały.

Wypełnianie

Możemy posłużyć się przyciskiem <Wypełnij>  - wtedy program wprowadzi do harmonogramu godziny WSZYSTKICH służb dla danej zmiany służbowej przewidzianych w bieżącym okresie rozliczeniowym. Należy wtedy wyczyścić pola w dniach będących dla strażaka dniami wolnymi od służby. W każdej chwili możemy sprawdzić liczbę godzin zaplanowanych w harmonogramie dla danego strażaka w stosunku do liczby godzin normatywnych dla konkretnego miesiąca uruchamiając narzędzie wspomagające tworzenie harmonogramu, poprzez kliknięcie przycisku <Nomin/Harm>  i wybierając z listy rozwijanej nazwisko i imię danego strażaka. Narzędzie do obliczania godzin harmonogramu strażaka zawarte po lewej stronie karty EDYCJA nie działa w przypadku strażaków, dla których rozpoczynamy prowadzenie ewidencji w trakcie okresu rozliczeniowego (np. przeniesionych do naszej jednostki organizacyjnej w trakcie okresu rozliczeniowego lub przeniesionych na naszą zmianę w trakcie okresu rozliczeniowego). W takim przypadku przy planowaniu harmonogramu należy korzystać z narzędzia <Nomin/Harm>. Dodatkowo informacja o zaplanowanej liczbie godzin w harmonogramie znajduje się w karcie ZESTAWIENIE.

        Jeżeli strażak podjął służbę w trakcie okresu rozliczeniowego, przez okres w którym nie pełnił służby w harmonogramie wpisujemy znak "X".

Po zakończeniu tworzenia harmonogramu należy kliknąć przycisk <Zakończ tworzenie harmonogramu>.  Po tej operacji harmonogram zostanie zablokowany i jakiekolwiek zmiany w harmonogramie nie będą możliwe. Jednocześnie będzie możliwe wprowadzanie danych stanu faktycznego pełnienia służby. Ingerencja w zablokowany harmonogram jest możliwa tylko w przypadku zwolnienia strażaka ze służby w okresie rozliczeniowym lub zawieszenia strażaka w czynnościach służbowych. Aby to zrobić należy w stanie faktycznym od dnia zwolnienia lub w okresie zawieszenia w czynnościach służbowych literkę Z, która automatycznie zostanie zamieniona na X w harmonogramie.

Zasady tworzenia harmonogramu półrocznego

 

  1. Harmonogram jest ustalony na cały okres rozliczeniowy dokładnie z normą godzinową z danego okresu.
  2. Rozkład służb w harmonogramie musi być równomierny  - w miarę możliwości zgodnie z normą w danym miesiącu, z uwzględnieniem maksymalnego czasu wolnego od służby 120 godzin.
  3. Przy tworzeniu harmonogramu najważniejsze jest ustalenie wymiaru - ilości służb zgodnie z normą (nie sugerujemy się minimum operacyjnym.
  4. Harmonogram zawiera jedynie służby strażaka oraz służby wolne - nie może uwzględniać szkoleń, urlopów ani zwolnień lekarskich. Tylko w stanie faktycznym wpisujemy odpowiedni symbol nieobecności. Wszelkie nieobecności (zwolnienia lekarskie, urlopy, kursy) rozliczamy tyko zgodnie z harmonogramem półrocznym.
  5. Z tytułu urlopów, zwolnień lekarskich, szkoleń nie mogą wynikać nadgodziny.
  6. Harmonogram nie ulega zmianom w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.

       Strażakowi można na nowo ustalić harmonogram w przypadku:

  • przeniesienia służbowego do innej jednostki organizacyjnej,
  • przeniesienia na inną zmianę służbową,
  • zmiany systemu służby strażaka (z codziennego na zmianowy i odwrotnie)

 

Wypełnianie stanu faktycznego pełnienia służby.

 

W rubryce "Stan faktyczny" wpisujemy:

1. Ilość godzin pełnionej przez strażaka służby, (np. 16)

2. Symbol nieobecności - jeżeli strażaka w tym dniu nie ma w służbie, (np. U)

3. Symbol nieobecności wraz z ilością godzin nieobecności oraz ilość godzin pełnionej w tym dniu służby - jeżeli strażak w danym dniu był nieobecny przez część służby (np. P04S12 - strażak został wezwany do sądu na 4 godziny w czasie służby a następnie przyszedł na służbę i pełnił ją 12 godzin).

         Do wpisywania nieobecności należy używać ściśle określonych symboli nieobecności. Symbole nieobecności są dostępne <TUTAJ>

  Do wpisywania nieobecności służy narzędzie <Wprowadź nieobecność>. Narzędzie jest dostępne dopiero po zablokowaniu harmonogramu. Aby automatycznie wprowadzić daną nieobecność należy wybrać rodzaj nieobecności, następnie imię i nazwisko danego strażaka oraz okres nieobecności.

 

Jeżeli chcemy przejść do konkretnego dnia w arkuszu, możemy skorzystać z narzędzia <Przejdź>.

Opracował:

st.bryg. Paweł Woźniak

mł.bryg. Andrzej Marczak