Rejestry, ewidencje, archiwa


W Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi prowadzone są:

rejestry:

  1. skarg i wniosków,
  2. aktów wewnętrznych Łódzkiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w Łodzi,
  3. rejestru wpływu korespondencji,

oraz ewidencje:

  1. druków ścisłego zarachowania,
  2. pieczęci i stempli,
  3. okresowych kart pracy pojazdów i kart pracy urządzeń,
  4. wyjść w godzinach służbowych,
  5. ewidencji pojazdów PSP i OSP woj. łódzkiego,
  6. zdarzeń z działań ratowniczo-gaśniczych,
  7. archiwalna.

Ewidencja zasobu archiwalnego – archiwum Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi.

Zasady działania Archiwum Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi określone są Zarządzeniem nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Do zakresu działania archiwum należy:

  1. przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
  2. opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
  3. udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
  4. udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
  5. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
  6. zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

Podstawową ewidencję archiwalną stanowią:

  1. spisy zdawczo-odbiorcze,
  2. rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
  3. karty udostępnienia akt,
  4. ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania akt,
  5. skorowidze (indeksy),
  6. ewidencja akt udostępnionych.

Akta znajdujące się w archiwum Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Zgodę na udostępnienie akt osobom prawnym i fizycznym spoza resortu spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego upoważniona.